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【納期・納入日・納品日・出荷日】を英語で?delivery dateとshipping dateの意味と違いは?

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生徒
この前、“Delivery date is Feb. 14th.”って言われたから、会社に届くのを待ってたんだけど届かなくてさ…。
先生
んー、そうですね。“Delivery date”は、実は2つの意味があるんです。
“納品日と出荷日”の両方の意味で使われます。14日に届かなかったということは、先方は“出荷日”という意味で使っていたのかもしれません。
生徒
え?それってすごくややこしくない。
先生
その通り。だから、言葉を足して伝える必要があるんです。英文ビジネスメールの場合、できるだけ情報を省かずに、回りくどくても文章で伝える必要があります!
生徒
なるほどね。

【納期・納品日・出荷日】を英語で?

私も海外のクライアントに納期を問い合わせたり、納期をお伝えすることが結構ありますが、“納期”という言葉は英語にするとき、迷うときがあります。

長くお付き合いのある会社だと、お互いの使う言葉の定義もだいたいわかりあえているのですが、付き合いが浅いと、意図しているように伝わらないこともあります。

Hiroka
Hiroka

そもそも、海外製品(海外から輸入する製品)の正確な納品日はわからないのが普通です。

相手先からの出荷日とフライト情報(現地空港着日時)は正確にわかりますが、日本国内での通関にかかる期間はわからないので、クライアントから正確に“納期”を確認するのは、難しくおおよその納期しかわからないものです。

Manabu
Manabu
え、じゃあ、どうしてるの?   
Hiroka
Hiroka
私の場合は、海外の取引先に納期の確認をする際は、出荷日を問い合わせ、おおよその納期を目安として出すことが多いように思います。

では詳しく納期の英語表現についてご紹介したいと思います。

1. 「納期」「納品日」「出荷日」の英語表現

1.1 納期を英語で表現する

「納期」は一般的に英語で “Delivery time” と表現されます。しかし、この表現には注意が必要です。

Delivery time=納期?

通常は、納品時期を意味する Delivery time ですが、会社によっては【出荷】という意味で使われていることがあるので注意が必要です!

このように、”Delivery time” という表現だけでは、出荷日なのか納品日なのか曖昧な場合があります。

そのため、より明確な表現を使うことが重要です。

意味を明確にする表現方法:

例えば、単に納期を尋ねるのではなく、「いつ商品を受け取れますか?」という質問形式にすることで、誤解を避けることができます。

  • ❌ Could you tell us the delivery time?
  • ✅ Could you tell us when we can receive the goods?

 

  • Could you tell us when we can receive the goods?
  • 商品をいつ受け取れるか教えていただけますか?
文法解説: “Could you” は丁寧な依頼を表す表現です。”tell us” の後に間接疑問文 “when we can receive the goods” が続いています。

この質問に対して相手が “The delivery date is ~” と回答した場合、その日付は納品日を指していると理解できます。

1.2 出荷日を英語で表現する

出荷日は主に以下の2つの表現が使われます:

  1. Shipping date
  2. Pick up date

これらの表現を使って、以下のように尋ねることができます:

  • Could you tell us the shipping date?
    出荷日を教えてもらえますか?
  • When is it possible for you to ship the goods?
  • いつ商品を出荷できますか?

文法解説: “When” で始まる疑問文です。”is it possible for you to” は可能性を尋ねる丁寧な表現で、その後に不定詞 “to ship” が続いています。

Shipping date と Pick up date の違い

  • Shipping date: 商品が船や飛行機に積み込まれる日を指します。
  • Pick up date: フォワーダー(貨物取扱業者)が製品を集荷する日を指します。

両者は厳密には異なりますが、どちらも出荷日として理解されます。

ここで登場した「フォワーダー」は、国際物流において重要な役割を果たす業者です。荷主の代理として、輸送の手配や通関手続きなどを行います。

2. なぜ納期の確認が難しいのか?

国際取引、特に海外からの輸入の場合、正確な納期を確定することは難しい場合があります。その理由として以下が挙げられます:

  1. 通関手続きにかかる時間が不確定
  2. 国内での輸送時間のばらつき
  3. 天候や不可抗力による遅延のリスク

そのため、多くの場合、出荷日とおおよその到着予定日を基に、納期を予測することになります。

3. 正確なコミュニケーションのためのTIPS(コツ)

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3.1 具体的な日付や行動を明示する

曖昧な表現を避け、具体的な日付や行動を明示することで、誤解を減らすことができます。

  • ❌ We’ll deliver the goods soon.
  • まもなく商品をお送りします。
  • ✅ We plan to ship the goods on March 1st, and they should arrive at your warehouse by March 10th, barring any customs delays.
  •  3月1日に商品を出荷する予定で、税関での遅延がなければ3月10日までにはお客様の倉庫に到着する見込みです。
文法解説: “plan to” は予定を表します。”should” は可能性が高いことを示します。”barring” は「〜がない限り」という意味の前置詞です。

3.2 時間の余裕を持たせる

予期せぬ遅延に備えて、余裕を持った日程を提示することも重要です。

  • We expect to deliver the goods by March 15th, but please allow for up to 5 business days of potential delay due to customs procedures.
  • 3月15日までに商品を納品する予定ですが、税関手続きによる最大5営業日の遅延の可能性をご考慮ください。

文法解説: “expect to” は期待や予定を表します。”allow for” は「〜を考慮に入れる」という意味です。”up to” は「最大〜まで」を意味します。ここにテキストを入力

3.3 段階的な進捗報告

出荷から納品までの各段階で進捗を報告することで、相手側も状況を把握しやすくなります。

  1. 出荷完了の報告
  2. 税関通過の報告
  3. 国内輸送開始の報告
  4. 納品完了の報告

3.4 用語の定義を明確にする

特に新規取引先とのやり取りでは、使用する用語の定義を明確にしておくことが重要です。

  • For clarity, when we say “delivery date,” we mean the date the goods will arrive at your specified address, not the date of shipment from our warehouse.
  • 明確にしておきますが、私たちが「納品日」と言う場合、それは当社の倉庫からの出荷日ではなく、指定された住所に商品が到着する日を意味します。
文法解説: “For clarity” は「明確にするために」という意味の副詞句です。”we mean” は「私たちが意味するのは」という説明の表現です。

4. 実践的な英語フレーズ集

以下に、納期や出荷に関する実用的な英語フレーズをご紹介します。

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4.1 納期の確認

  • When can we expect to receive the goods?
  • いつ商品を受け取れるますか?(受け取れる予定ですか?)
  • What is the estimated time of arrival (ETA) for this shipment?
  • この出荷の予想到着時間(ETA)はいつですか?
  • Could you provide us with a tentative delivery schedule?
  • 仮の納品スケジュールを教えてください。

文法解説: “What is” で始まる疑問文です。ETA(Estimated Time of Arrival)は国際物流でよく使われる略語で、「予想到着時間」を意味します。

“a tentative delivery schedule” は、「仮の納品スケジュール」という意味の名詞句です。“tentative” は「仮の、暫定的な」という意味の形容詞で、確定していない予定や計画を表します。

 

4.2 出荷の確認

  • Can you confirm the shipping date for this order?
  • この注文の発送日を確認していただけますか?
  • When do you expect to dispatch the goods?
  • 商品をいつ発送する予定ですか?
  • Please let us know once the goods have been shipped.
  • 商品が出荷されましたら、お知らせください。

 文法解説: “let us know” は「知らせてください」という依頼表現です。”once” は「〜したら」という意味で、時間の接続詞として機能しています。”have been shipped” は現在完了形の受動態です。

4.3 遅延の可能性を伝える

  • Please note that there might be a delay of 3-5 business days due to customs procedures.
  • 税関手続きのため、3〜5営業日の遅延が発生する可能性があることをご了承ください。
“Please note” は注意を促す表現で、「ご注意ください」と訳されます。
“might be a delay” は「遅延が発生する可能性がある」という意味で、“3-5 business days” は「3〜5営業日」という期間を指しています。
“due to customs procedures” は「税関手続きのため」という理由を示しています。この文は、遅延の理由と期間を明確に伝えることで、相手の計画に影響を与えないようにするためのものです。
  • We’re experiencing some logistical issues that may push back the delivery date. We’ll keep you updated.
  • 現在、物流上の問題が発生しており、納期が遅れる可能性があります。随時状況をお知らせいたします。

文法解説: “We’re experiencing” は現在進行形で、現在の状況を表しています。”that may push back” は関係代名詞節で、”push back” は「遅らせる」という意味です。”We’ll keep you updated” は「最新情報をお知らせします」という意味の慣用表現です。

4.4 進捗の報告

  • We’re pleased to inform you that your order has been shipped today.
  • 本日、お客様のご注文を発送いたしましたことをお知らせいたします。
  • The goods have cleared customs and are now en route to your warehouse.
  • 商品は税関を通過し、現在お客様の倉庫に向かっております
文法解説: “have cleared” は現在完了形で、通関が完了したことを示しています。”en route” は「途中で」「向かっている」という意味のフランス語由来の表現です。

5. 国際物流の基本用語

国際取引に関わる方は、以下の基本用語を押さえておくと良いでしょう。これらは「インコタームズ(Incoterms)」と呼ばれる国際商取引条件の一部です。

  1. EXW (Ex Works): 出荷元の工場や倉庫での引き渡しを意味します。買主が全ての費用とリスクを負担します。
  2. FOB (Free On Board): 船積み港での本船への積み込みまでが売主の責任です。それ以降の輸送費用とリスクは買主が負担します。
  3. CIF (Cost, Insurance and Freight): 仕向け港までの輸送費と保険料を売主が負担します。ただし、仕向け港到着後のリスクは買主が負います。
  4. DDP (Delivered Duty Paid): 関税支払い済みの状態で買主の指定場所に配送されます。売主が最大限の責任を負う条件です。

これらの用語は、責任の所在や費用負担の範囲を明確にするために使用されます。国際取引では、これらの条件を正確に理解し、契約書に明記することが重要です。

6. トラブル対応のための英語表現

万が一、納期や配送に関するトラブルが発生した場合に使える表現をいくつかご紹介します。

6.1 遅延の謝罪

  • 英文: We sincerely apologize for the delay in delivery.
  • 日本語訳: 納品の遅延について心よりお詫び申し上げます。
  • 文法解説: “sincerely” は「心から」という意味の副詞です。”apologize for” は「〜について謝罪する」という表現です。

6.2 代替案の提示

  • 英文: Would it be acceptable if we split the shipment and send the available items first?
  • 日本語訳: 出荷を分割し、準備ができた商品を先に送らせていただくことは可能でしょうか?
  • 文法解説: “Would it be acceptable” は丁寧な提案を表す表現です。”if” 以下は条件節で、提案の内容を説明しています。

6.3 今後の改善約束

  • 英文: We’re implementing new procedures to prevent such delays in the future.
  • 日本語訳: 今後このような遅延を防ぐため、新しい手順を導入しています。
  • 文法解説: “We’re implementing” は現在進行形で、現在進行中の行動を表します。”to prevent” は目的を表す不定詞です。

7. 文化的な配慮

国際ビジネスでは、文化的な違いも考慮に入れる必要があります。例えば:

  • 欧米では、期日を明確に示すことが期待される傾向があります。
  • アジアの一部の国では、直接的な表現を避け、婉曲的な言い回しを好む場合があります。

相手の文化に配慮しつつ、誤解のない明確なコミュニケーションを心がけましょう。例えば、アジアの取引先に対しては次のような表現を使うことができます:

  • 英文: We understand that unexpected situations can arise. Could you please update us on the current status of our order when possible?
  • 日本語訳: 予期せぬ状況が発生する可能性があることは理解しています。可能な時に、私どもの注文の現状についてお知らせいただけますでしょうか。
  • 文法解説: この表現は直接的な催促を避けつつ、情報の更新を求める丁寧な表現です。”when possible” は「可能な時に」という意味で、相手に余裕を持たせる効果があります。

8. デジタルツールの活用

最近では、様々なデジタルツールを活用して、納期管理や進捗確認を効率化することができます。

  1. 追跡システム: 多くの国際輸送会社が提供する、オンラインの荷物追跡システム
  2. プロジェクト管理ツール: Trello, Asana などを使用した納期管理
  3. コミュニケーションツール: Slack, Microsoft Teams などを使用したリアルタイムの進捗共有

これらのツールを適切に活用することで、より正確で迅速なコミュニケーションが可能になります。例えば、Slackを使用する場合は次のような英語表現が役立ちます:

  • 英文: I’ve just updated the shipping status in our shared Slack channel. Please check and let me know if you need any additional information.
  • 日本語訳: 共有のSlackチャンネルで出荷状況を更新しました。ご確認いただき、追加情報が必要な場合はお知らせください。
  • 文法解説: “I’ve just updated” は現在完了形で、直近の行動を表します。”Please check and let me know” は丁寧な依頼表現です。

まとめ

ビジネス英語での「納期」「納品日」「出荷日」の表現は、一見単純に見えて意外と奥が深いものです。本記事で紹介した以下のポイントを押さえることで、国際ビジネスでのコミュニケーションをより円滑に進めることができるでしょう。

  1. 明確な表現を使用し、曖昧さを避ける
  2. 具体的な日付や行動を明示する
  3. 時間の余裕を持たせた計画を立てる
  4. 段階的な進捗報告を行う
  5. 用語の定義を明確にする
  6. 文化的な配慮を忘れない
  7. デジタルツールを効果的に活用する

ビジネスの世界では、正確なコミュニケーションが成功の鍵となります。特に国際取引においては、言語や文化の違いによる誤解のリスクが高まります。本記事で学んだテクニックを実践し、自信を持ってグローバルビジネスに取り組んでいきましょう。

継続的な学習と実践を通じて、あなたのビジネス英語スキルは必ず向上します。頑張ってください!

参考リソース

  1. 国際商取引条件(インコタームズ)の解説 – JETRO
  2. Business English Pod – Lessons on Supply Chain English
  3. BBC Learning English – Business English

これらのリソースを活用して、さらに知識を深めていくことをおすすめします。ビジネス英語の学習は終わりのない旅ですが、一歩一歩着実に進んでいけば、必ず成果は表れます。頑張りましょう!

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