- ビジネス英語で電話対応をしたい方
- 「担当者に代わります」「離席中です」を英語で言いたい方
- 電話でのビジネス英語表現を上達させたい方
1. 「担当者に代わります」の英語表現
「担当者に代わります」を英語で表現する場合、いくつかの表現があります。状況に応じて使い分けると良いでしょう。
- よく使う表現：電話を繋ぐ
- transfer A to B
- put A through B
- connect A to B
これらの表現を詳しく見ていきましょう！
1.1 基本的な表現：transfer A to B
- I’ll transfer you to the person in charge.
- 担当者におつなぎします。
“transfer” は「転送する」という意味で、電話を別の人に回すことを表します。”person in charge” は「担当者」を意味する一般的な表現です。
1.2 より丁寧な表現 Put A through to B
- I’ll put you through to the appropriate department.
- 適切な部署におつなぎいたします。
“put you through” は「（電話を）つなぐ」という意味で、より丁寧な表現です。”appropriate department” と言うことで、caller のニーズに合った部署につなぐことを示唆しています。
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1.3 担当者の名前がわかっている場合
- I’ll connect you with Mr. Smith, who is in charge of your account.
- お客様の担当のスミスにおつなぎします。
2. 「離席中です」の英語表現
「離席中です」を英語で表現する場合も、状況に応じていくつかの表現があります。
- be away from someone’s desk
- 席から離れている
- be in a meeting
- 会議に出席している
- be out of office
- 外出している
- 別（他）の電話に出ている
- talking another phone call/ be on another line/call
2.1 基本的な表現：be away from one’s desk
- I’m afraid he/she is away from his/her desk at the moment.
- 申し訳ありませんが、ただいま席を外しております。
“I’m afraid” は「申し訳ありませんが」という意味で、悪い知らせを伝える際によく使われます。”away from their desk” は直訳すると「机から離れている」という意味で、「離席中」を表します。
2.2 より詳細な情報を提供する場合: be in a meeting
- Mr. Johnson is in a meeting right now. Can I take a message?
- ジョンソンは現在会議中です。伝言をお預かりしましょうか？
具体的な状況（この場合は会議中）を伝えることで、相手により多くの情報を提供しています。”Can I take a message?” は標準的な伝言を申し出る表現です。
2.3 戻ってくる時間がわかっている場合: out ot the office/ return
- Ms. Brown is out of the office. She’s expected to return at 3 PM. Would you like to leave a message or call back later?
- ブラウンは外出中です。3時に戻る予定です。伝言を残されますか、それとも後ほどおかけ直しいただけますか？
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2.4 「別の電話に出ています」の英語表現：be on another call/line
「別の(他の)電話に出ています」という状況も、ビジネス電話でよく遭遇するシーンです。この場合の英語表現をいくつか紹介します。
2.4.1 基本的な表現
- He/She is on another call at the moment.
- 彼/彼女は現在別の電話に出ています。
“on another call/line” は「別の通話中」という意味で、ビジネスシーンでよく使われる表現です。
- He/She is taking another phone call
- 彼/彼女は現在別の電話に出ています。
take a phone call は「電話に出る」という意味でよく使われる表現です。別の電話なので、another phone callと組み合わせて表現していますよ。
2.4. より丁寧な表現
- I’m afraid Mr./Ms. [Name] is currently engaged on another line.
- 申し訳ございませんが、[名前]さんは現在別の回線で通話中です。
“engaged on another line” はより形式的な表現で、「別の回線で話し中」という意味です。”I’m afraid” を付けることで、さらに丁寧さが増します。
2.4.3 対応策を提示する場合
- The person you’re trying to reach is on another call. Would you like to hold, or shall I take a message?
- お求めの方は別の電話に出ています。お待ちいただきますか、それとも伝言をお預かりしましょうか？
相手に選択肢を提供することで、より柔軟な対応が可能になります。状況に応じて、「折り返しの電話」や「他の担当者への取り次ぎ」なども選択肢として提示できます。
2.5 「折り返しの電話」に関する英語表現：call someone back
電話対応で「折り返しの電話」を提案したり、約束したりする場面は多々あります。ここでは、そのような状況で使える英語表現をいくつか紹介します。
2.5.1 基本的な表現
- I’ll have them call you back as soon as possible.
- できるだけ早くお電話を差し上げるようお伝えします。
“call you back” は「折り返し電話する」という意味で、ビジネスシーンでよく使われます。”as soon as possible” (できるだけ早く) を付けることで、迅速な対応を約束します。
have 人 動詞の原形で［人に〜させる・してもらう］使役動詞を使っていますよ。
2.5.2 より丁寧な表現
- Would it be convenient if we returned your call later this afternoon?
- 本日午後にお電話を差し上げるのはいかがでしょうか？
“Would it be convenient” という表現を使うことで、相手の都合を尊重しつつ提案することができます。具体的な時間帯を示すことで、より明確な約束となります。
2.5.3 相手の希望を確認する場合
- When would be a good time for us to call you back?
- お電話を差し上げるのに都合の良い時間はございますか？
相手の希望を直接聞くことで、最適な時間に折り返し電話をすることができます。これにより、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
2.5.4 具体的な時間を伝える場合
- Mr. Smith will be available at 3 PM. Can he call you back then?
- スミスは午後3時に対応可能です。その時間にお電話してもよろしいでしょうか？
- Certainly, I’d be happy to have someone call you back. Could I please have your name and the best number to reach you?
- かしこまりました。折り返しのお電話を差し上げます。お名前と、最も連絡のつきやすい電話番号をお教えいただけますか？
この表現を使うことで、必要な情報を丁寧に聞き取ることができます。また、相手の都合の良い時間帯も確認するとよいでしょう。
折り返しの電話を約束する際は、具体的な時間や担当者の名前を伝えると、より信頼感のある対応になります。また、約束した時間を必ず守ることが、ビジネスマナーとして重要です。
3. 実践的な会話例
以下に、実際の電話対応でよくある状況とその対応例を紹介します。
3.1 担当者が別の電話対応中の場合
- Receptionist: Thank you for calling ABC Company. How may I help you?
Caller: Hello, I’d like to speak with Sarah from the sales department.
Receptionist: Certainly. I’m afraid Sarah is on another call at the moment. Would you like me to transfer you to her voicemail, or would you prefer to hold?
Caller: I’ll hold, thank you.
Receptionist: Certainly. Please hold while I check if she’ll be available soon.
- 受付: ABC社にお電話いただき、ありがとうございます。ご用件をお伺いいたします。
発信者: こんにちは、営業部のサラと話したいのですが。
受付: かしこまりました。申し訳ありませんが、サラは現在別の通話中です。ボイスメールにお繋ぎいたしますか、それともお待ちいただけますか？
発信者: お待ちします。ありがとうございます。
受付: かしこまりました。少々お待ちください。すぐに対応可能かどうか確認いたします。
この例では、担当者が通話中であることを伝え、caller にオプション（ボイスメールか保留か）を提供しています。丁寧さを保ちつつ、効率的に対応しているのがポイントです。
3.2 担当者が離席中で、戻る時間がわからない場合
- Receptionist: Good morning, XYZ Corporation. How can I assist you?
Caller: Good morning. I need to speak with Mr. Johnson in accounting.
Receptionist: I see. I’m afraid Mr. Johnson is away from his desk at the moment, and I’m not sure when he’ll return. Would you like to leave a message, or shall I transfer you to someone else in the accounting department?
Caller: I’ll leave a message, please.
Receptionist: Certainly. May I have your name and contact number, please?
- 受付: おはようございます。XYZ社です。ご用件をお伺いいたします。
発信者: おはようございます。経理部のジョンソンと話す必要があります。
受付: かしこまりました。申し訳ありませんが、ジョンソンは現在席を外しておりまして、いつ戻るかわかりません。伝言をお預かりいたしますか、それとも経理部の他の者におつなぎいたしましょうか？
発信者: 伝言をお願いします。
受付: かしこまりました。お名前とご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか。
この例では、担当者の不在を伝えつつ、代替案（伝言を残す、または他の担当者に転送する）を提示しています。相手のニーズに柔軟に対応する姿勢が重要です。
4. 電話対応での注意点
ビジネスの電話対応で「担当者に代わります」「離席中です」と伝える際は、以下の点に注意しましょう。
1. 明確さ: 情報を明確に伝えることが重要です。
2. 丁寧さ: “please”, “thank you” などの丁寧な表現を適切に使用しましょう。
3. 選択肢の提供: 可能な場合は、caller に選択肢を提供しましょう。
4. 迅速な対応: 長く待たせないよう、素早く対応することが大切です。
5. フォローアップ: 必要に応じて、後で折り返し電話をするなどのフォローアップを行いましょう。
5. 電話対応で緊張したときのコツ
1. 深呼吸: 電話に出る前に深呼吸をして、落ち着きを取り戻しましょう。
2. スクリプトの用意: よく使う表現をメモしておき、必要に応じて見られるようにしておきます。
3. ゆっくり話す: 焦って早口にならないよう、意識してゆっくり話しましょう。
4. 聞き返す: 聞き取れなかった場合は恥ずかしがらずに聞き返しましょう。
- I’m sorry, could you please repeat that?
- 申し訳ありません、もう一度おっしゃっていただけますか？
5. パラフレーズ: 相手の言ったことを別の言葉で言い換えて確認します。
- So, if I understand correctly, you’d like to…
- つまり、私の理解が正しければ、あなたは…したいということですね。
これらの技術は練習で上達します。一人で練習したり、同僚とロールプレイをしたりして、自信をつけていきましょう。
